BAB I KONSEP DASAR

1.1.        Konsep Dasar Sistem

a.    Definisi system

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk melakukan suatu sasaran tertentu (jerry Fitz, dkk “Fundamental of System Analysis”).

Komponen-komponen atau sub-sub sistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri lepas sendiri-sendiri. komponen atu sub saling berinteraksi dan saling berhubungan dan membentuk suatu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai.

Sistem adalah sekelompok komponen dan elemen yang digabungkan menjadi satu untuk mencapai tujuan tertentu. Ada banyak pendapat tentang pengertian dan definisi sistem yang dijelaskan oleh beberapa ahli. Berikut pengertian dan definisi sistem menurut beberapa ahli:

·  Jogianto (2005:2), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti tempat, benda dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.

·     Indrajit (2001:2), Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya.

Lani Sidharta (1995:9), Sistem adalah himpunan dari bagian-bagian yang saling berhubungan, yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan yang sama.

·      Murdick, R. G (1991:27), Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau prosedur-prosedur atau bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang.

·     Davis, G. B (1991:45), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang beroperai bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran.

  

b.    Karakteristik system

Karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, mengolah dan sasaran.

1)    Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdapat atas sejumlah komponen yang berinteraksi atau berkomunikasi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

2)    Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem satu dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (Scope) dari sistem tersebut.

3)    Lingkungan Luar Sistem (Environments)

LIngkungan luar adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4)    Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung merupakan media antara suatu subsistem dengan subsistemyang lainya, Dengan penghubung satu subsistem yang lainya membentuk satu kesatuan.

5)    Masukan Sistem (Input)

Masukan adalah energi yang di masukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan signal (signal input).

6)    Keluaran Sistem (Output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan di klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa Pembuagan.

7)    Pengelolaan Sistem (Process)

Suatu Sistem dapat mempunyai bagian pengelolaan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8)    Sasaran Sistem (Objectives) atau tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai sasaran atau tujuan. jika sistem yang tidak mempunyai tujua dan sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunaya, sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan di hasilkan sistem. suatu sistem akan di katakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuan.

c.     Klasifikasi system

Klasifikasi sistem adalah suatu bentuk kesatuan antara satu komponen dengan satu komponen lainnya, karena tujuan dari sistem tersebut memiliki akhir tujuan yang berbeda untuk setiap perkara atau kasus yang terjadi dalam setiap sistem tersebut.

Sistem dapat di kalasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :

·     Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara  manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

·    Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

·   Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system)

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogram yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

·    Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja. Klasifikasi sistem terbuka dan tertutup dapat digambarkan sebagai berikut :

1.2.      Konsep Dasar Informasi

a.    Definisi Informasi dan penggunaan data informasi

informasi adalah sekumpulan fakta-fakta yang telah diolah menjadi bentuk data, sehingga dapat menjadi lebih berguna dan dapat digunakan oleh siapa saja yang membutuhkan data-data tersebut sebagai pengetahuan ataupun dapat digunakan dalam pengambilan keputusan. sedangkan data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya, dan masih memperlukan adanya pengolahan. Data dapat berupa suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa, atau simbol-simbol lainnya yang bisa digunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, objek kejadian atau suatu konsep.

Pengertian Informasi Menurut Para Ahli

1.)   Raymond Mc.leod

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat  ini atau mendatang

2.)   Tata Sutabri, S.Kom., MM

Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

3.)   Jogiyanto HM., (1999: 692),

Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

b.    Siklus Informasi

Pengelolaan data menjadi suatu sistem informasi dapat di gambarkan sebagai sebuah siklus yang berkesinambungan. Secara sederhana dapat di katakan bahwa data diolah menjadi sistem informasi dan pada tahap selanjutnya sebuah informasi akan menjadi data untuk sebuah informasi lainya.

c.    Mutu Informasi

·        Kualitas Informasi

Kualitas Suatu Informasi (Quality Of Information) sangat di pengaruhi dan di tentukan oleh 3 hal yaitu :

1.    Akurat (accurate)

Akurat Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak tidak bisa atau tidak menyesatkan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah sistem informasi yaitu :

·         Kelengkapan (completennes) Informasi;

·         Kebenaran (correctness) Informasi;

·         Keamanan (scurity) Informasi;

2.    Tepat Waktu (Timeliness)

Informasi yang datangnya terlambat, tidak akan mempunyai nilai yang berkualitas baik, dan kemudian jika di gunakan sebagai acuan dalam pengambilan suatu keputusan maka dapat menimbulkan kesalahan yang terjadi dalam tindakan yang di ambil.

3.    Relevan (relevance)

Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

·        Nilai Informasi

Informasi dalam konteks sistem informasi akan menjadi bernilai, semakin formal, dan ideal apabila didasarkan pada sepuluh sifat menurut Burch dan Strater (Davis, 1999: 58—59) berikut.

1.Accesibility: sifat ini menunjukkan mudah dan cepatnya diperoleh keluaran informasi.

2. Luas dan lengkapnya (comprehensiveness): sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, tetapi juga mengenai output informasinya.

3. Ketelitian (accuracy): berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan pengeluaran informasi.

4. Kecocokan (appropriateness): sifat ini menunjukkan seberapa jauh keluaran informasi berhubungan dengan permintaan para pemakai. Isi informasi harus berhubungan dengan masalah.

5.   Ketepatan waktu (timeliness): berhubungan dengan waktu yang dilalui dan yang lebih pendek pada saat diperolehnya informasi.

6.    Kejelasan (clarify): atribut ini menunjukkan tingkat keluaran informasi dan bebas dari istilah-istilah yang tidak dipahami.

7.   Keluwesan (flexibility): sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi.

8.  Dapat dibuktikan (verifiability): atribut ini menunjukkan kemampuan beberapa pengguna informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.

9. Tidak ada prasangka (freedom from bias): sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.

10. Dapat diukur (quantifiable): sifat ini menunjukkan hakikat informasi yang dihasilkan pada sistem informasi formal (Davis, 1999: 58—59).

1.3.        Konsep dasar system informasi

a.    Definisi Sistem Informasi

Dalam istilah bahasa, sistem informasi terdiri dari sistem yang dapat diartikan sebagai kumpulan orang atau beberapa orang yang saling bekerja sama dan secara terstruktur untuk memenuhi tujuan – tujuan tertentu.

Sedangkan definisi dari informasi adalah suatu data yang diolah agar menjadi lebih berguna bagi orang lain serta lebih membantu dalam mengambil keputusan terhadap suatu masalah tertentu. Oleh karena itu dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang terdapat kumpulan informasi berdasarkan keterkaitan terhadap operasional suatu organisasi atau instansi dan digunakan untuk mengambil keputusan tertentu.

Bagi suatu organisasi keberadaan sistem informasi memang sangatlah penting. Setelah memahami definisi dari sistem informasi maka dapat diambil kesimpulan bahwa suatu organisasi atau instansi memerlukan adanya sistem informasi karena beberapa hal seperti menyediakan informasi – informasi tambahan dalam pengambilan keputusan, serta mendukung proses operasional harian sebuah organisasi.

b.    Komponen – komponen system informasi

Menurut John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang di sebut dengan istilah blok bangunan (building blokck) yaitu :

1.    Blok Masukan (Input Blokck)

Blok masukan dalam sebuah sistem informasi meliputi metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan di masukan dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2.    Blok Model (Model Block)

Blok model ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dam model matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu.

3.    Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4.    Blok Teknologi (Tecnology Block)

Teknologi blok digunakan untuk menerima masukan menjalankan Model dan akses data dan mengirimkan output dan menghasilkan sesuatu yang membantu mengontrol sistem secara keseluruhan. Teknologi blok adalah komponen yang membantu mempercepat proses yang terjadi dalam sistem.

5.    Blok Basis Data (Database Block)

Adalah kumpulan data yang berhubungan satu sama lain, disimpan dalam perangkat keras komputer dan perangkat lunak komputer untuk memanipulasinya.

6.    Blok Kendali (Contrils Blok)

  Meliputi masalah pengendalian terhadap operasional sistem yang berfungsi mencegah dan menagani kesalahan dan kegagalan sistem

c.    Peranan system informasi bagi pihak manajemen

Informasi adalah sangat penting dalam sebuah perusahaan untuk kelangsungan perkembangannya. Sehingga jika sebuah perusahaan kekurangan informasi atau bahkan informasi itu terlalu banyak maka dapat mengakibatkan perusahaannya akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan yang strategis akan sangat terganggu dan pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dalam lingkungan pesaingnya.Pada sebuah perusahaan juga tentunya mengadakan beberapa pekerjaan yang bisa menunjang bisnisnya, misal saja mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah setiap harinya, daftar gaji yang harus disiapkan, penjualan dan pembelian atas perkiraan yang harus dibutuhkan. Semua contoh itu pastinya akan mengolah data-data yang diperlukan, dalam hal ini komputer akan memudahkan manusia dalam bekerja untuk mengolah data. Namun, dengan adanya sebuah sistem informasi akan lebih mempermudah pengolahan tersebut, tentunya dengan menggunakan sistem informasi manajemen yang tidak hanya bisa mengolah data, namun juga dapat memberikan informasi kepada pihak manajemen secara mudah dan fleksibel, dan juga bagi pengambil keputusan.

Dilihat dari pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) secara umum yang dikenal oleh orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integreted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah bisnis (organisasi), maka menurut O'Brein (2009) dapat disimpulkan bahwa peran SIM dalam operasional perusahaan ada tiga, antara lain :

a)    Menunjang kegiatan bisnis operasional

b)    Menunjang manajemen dalam mengambil keputusan

c)  Menunjang keungulan srtategi kompetitif organisasi atau perusahaan.