KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi. Sebagai suatu sistem, untuk dapat memahami sistem informasi, akan lebih baik jika konsep dari sistem itu dipahami terlebih dahulu. Demikian juga sebagai sistem penghasil informasi, maka konsep informasi perlu dipahami terlebih dahulu.

Komponen – komponen dari sistem informasi tidak boleh kurang, karena jika komponennya kurang, maka sistem informasi tersebut tidak akan mencapai tujuannya. Komponen – komponen dari sistem informasi tidak boleh berlebihan, karena tidak akan terpakai dan memboroskan. Oleh karena itu komponen – komponen dari sistem informasi harus tepat jumlah dan macamnya.

Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan procedure dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan procedure, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari procedure – procedure yang mempunyai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dengan pendekatan tersebut adalah sistem akuntansi. sistem ini dedefinisikan sebagai kumpulan dari procedure – procedure penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan, pembelian dan buku besar. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dengan pendekatan ini, misalnya sistem computer yang didefinisikan sebagai kumpulan dari hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak) kedua pendekatan ini adalah benar, tidak ada pendekatan yang salah.

Beberapa penulis memilih salah satu dari pendekatan ini, untuk memudahkan menggambarkan sebuah sistem. Untuk sistem yang lebih menekankan pada prosesnya, pendekatan procedure akan lebih mengena menggambarkan sistem tersebut. Untuk sistem yang basicnya lebih terlihat, pendekatan komponen akan lebih jelas digunakan untuk menggambarkan sistemnya. Pendekatan komponen merupakan, pendekatan yang relative baik, digunakan untuk menjelaskan sistem informasi. Akan tetapi, penggunaan pendekatan komponen ini mempunyai kelemahan. Kelemahan utama penggunaan pendekatan komponen adalah jika salah satu komponen – komponen dari sistem tidak dapat diidentifikasi dengan jelas, maka akan gagal untuk menggambarkan sistem itu dengan baik dan sistem tersebut tidak dapat menjalankan tujuan tersebut.

Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari sistem – sistem bagian. Misalnya sistem computer dapat terdiri dari subsistem hardware (perangkat keras), subsistem software (perangkat lunak). Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya.

Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian yang nyata, yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi tersebut adalah data. Data merupakan bentuk jamah (banyak) dari bentuk tunggal atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian – kejadian adalah suatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Data yang diolah menjadi informasi merupakan siklus informasi yang bias digambarkan sebagai berikut.

Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh 3 pilar yaitu :

1. Tepat kepada orangnya atau relevan.
2. Tepat waktu.
3. Tepat nilainya/akurat.

Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar tersebut adalah tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah.

Komponen dari sistem informasi tersebut akan diderivasi secara logika dimulai dari siklus pengolahan data. Tugas dari sistem informasi adalah untuk melakukan siklus pengolahan data tersebut. Untuk melakukan siklus tersebut, maka sebagai suatu sistem diperlukan komponen – komponen tertentu. Telah diketahui data perlu diolah menjadi data informasi yang berguna melalui suatu siklus, siklus ini disebut siklus pengolahan data atau disebut juga dengan siklus informasi. Siklus pengolahan data dapat digambarkan sebagai berikut.

Dari gambar tersebut terlihat bahwa untuk melakukan siklus pengolahan data diperlukan 3 buah komponen, yaitu komponen input, model, dan output. Dengan demikian, sistem informasi yang juga melakukan proses pengolahan data, juga akan membutuhkan 3 komponen tersebut.

Data yang masih belum diolah perlu disimpan untuk pengolahan lebih lanjut, karena tidak semua data diperoleh langsung diolah. Pada umumnya, data yang diperoleh disimpan terlebih dahulu, yang nantinya setiap saat dapat diambil untuk diolah menjadi informasi. Data ini disimpan, disimpanan memory/storage dalam bentuk basis data/data base. Data yang ada di basis data ini yang nantinya akan digunakan untuk menghasilkan informasi.

Siklus pengolahan data yang dikembangkan dengan menggunakan basis data dapat digambarkan sebagai berikut.

Dari siklus data yang dikembangkan terlihat bahwa untuk melakukan pengolahan data, maka diperlukan tambahan sebuah komponen lagi, yaitu komponen basis data. Dengan demikian, komponen – komponen sistem informasi, yaitu komponen input,komponen model, komponen output sekarang bertambah satu komponen lagi yaitu basis data. Pertanyaannya sekarang adalah apakah ke – 4 komponen itu telah cukup membentuk suatu sistem informasi untuk mencapai tujuannya? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, maka perlu diuji apakah tujuan dari sistem informasi yaitu menghasilkan yang berguna dapat dicapai? Informasi yang relevan dapat dicapai dengan komponen model. Informasi yang tepat waktu dapat dicapai dengan komponen teknologi. Komponen teknologi sistem computer mempercepat proses pengolahan data dan komponen teknologi komunikasi mempercepat proses tranmisi data, sehingga membuat informasi dapat disajikan tepat waktunya.

        Informasi yang akurat dapat dicapai dengan komponen control. Komponen control atau pengendalian akan menjaga sistem informasi dari kesalahan – kesalahan yang disengaja atau tidak disengaja. Komponen control membuat sistem informasi menghasilkan informasi yang akurat. Dengan demikian, sistem informasi mempunyai 6 buah komponen yaitu:

1. Komponen input (masukan),
2. Komponen model,
3. Komponen output (Keluaran),
4. Komponen teknologi,
5. Komponen basis data,
6. Komponen control (pengendalian)

Ke – 6 komponen tersebut, harus ada bersama – sama dalam membentuk satu kesatuan. Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak akan dapat melakukan fungsinya melakukan pengolahan data dan tidak dapat mencapai tujuannya yaitu menghasilkan informasi yang relevan tepat waktu dan akurat.

Komponen – komponen dari sistem ini dapat digambarkan sebagai berikut.

Penjelasan:
Komponen input.

        Komponen input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi, komponen ini perlu ada karena merupakan dasar pengolahan data informasi. sistem informasi tidak akan dapat menghasilkan informasi jika tidak ada komponen input. Jika sistem informasi tidak pernah mendapatkan input, tetapi dapat menghasilkan output, ini merupakan suatu yang ajaib. Input yang masuk ke dalam sistem informasi dapat langsung diolah menjadi informasi, jika belum dibutuhkan sekarang, dapat disimpan terlebih dahulu di storage berupa basis data. Input dari sistem informasi, berupa data yang akan diolah oleh sistem ini. Data dari sistem informasi dapat berasal dari luar organisasi, misalnya data saham dari pasar modal atau dari dalam organisasi, misalnya data penjualan. Data dari dalam organisasi yang merupakan input sistem informasi, sebenarnya adalah output dari bagian lain di organisasi. Misalnya data penjualan, sebenarnya merupakan output dari transaksi penjualan di departemen penjualan.

        Data untuk sistem informasi perlu ditangkap dan dicatat dalam dokumen dasar. Dokumen dasar, merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap data yang terjadi. Dokumen dasar sangat penting di dalam arus sistem informasi . dokumen dasar ini dapat membantu di dalam penanganan arus data sistem informasi yaitu :

1. Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap.
2. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat.
3. Dapat mendorong lengkapnya data akuntansi, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu persatu didalam dokumen dasarnya.
4. Bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan dari formulir – formulir tersebut dapat diberikan kepada individu – individu atau departemen – departemen yang membutuhkannya.
5. Dokumen dasar dapat membantu di dalam pembuktian terjadinya suatu transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk pelacakkan pemeriksaan (audit).
6. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung dari file – file data di computer.

Proses selanjutnya, setelah data tercatat di dokumen dasar adalah memasukkan data tersebut ke dalam sistem informasi. Proses menangkap data dan memasukkannya ke dalam sistem informasi .

Beberapa aplikasi yang online tidak membutuhkan dokumen dasar untuk menangkap data. Data yang ada langsung dimasukkan ke dalam sistem informasi. Contohnya adalah aplikasi yang menggunakan data berupa suara, yang langsung dimasukkan ke dalam sistem informasi oleh pemakai sistem atau lewat operator dan operator langsung memasukkannya ke dalam sistem informasi.

Komponen Output

Produk dari sistem informasi adalah output, berupa informasi yang berguna bagi para pemakainya. Output merupakan komponen yang harus ada di sistem informasi. sistem informasi yang tidak pernah menghasilkan output, tetapi selalu menerima input, dikatakan bahwa input yang diterima masuk ke dalam lubang yang dalam. Output dari sistem informasi dibuat dengan menggunaklan data yang ada di basis data dan diproses menggunakan model tertentu.

Komponen Basis Data.

Basis data (Dtaa Base), adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasi. Dari definisi tesebut, terdapat 3 hal yang berhubungan dengan basis data, yaitu sebagai berikut :

1. Data itu sendiri yang diorganisasikan dalam bentuk basis data.
2. Simpanan permanen atau storage untuk menyimpan basis data tersebut. Simpanan ini merupakan bagian dari teknologi perangkat keras yang digunakan di sistem informasi. Simpanan permanen yang umumnya berupa hardisk.
3. Perangkat lunak untuk memanipulasi basis datanya. Perangkat lunak ini dapat dibuat sendiri dengan menggunakan bahasa pemrograman komputer atau dibeli dalam bentuk suatu paket. Banyak paket perangkat lunak yang disediakan untuk memanipulasi basis data. Paket perangkat lunak ini disebut DBMS (Data Base Management sistems).

Contoh DBMS yang terkenal misalnya adalah : dBase, Fox Base, Microsoft Access, dan lain – lain.

DBMS yang popular untuk mengolah basis data saat ini adalah RDBMS (Relational Data Base management sistems) menggambarkan suatu file basis data, misalnya dalam suatu tabel yaitu bagian kolom menggambarkan field dari data dan bagian baris menunjukkan record dari data.

Komponen Model.

Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi, berasal dari data yang diambil dari basis data, yang diolah lewat model – model tertentu. Model – model yang digunakan di sistem informasi dapat berupa model logika yang menunjukkan suatu proses perbandingan logika atau model matematika yang menunjukkan proses perhitungan matematika. Ada 2 macam model yang dapat digunakan untuk menghasilkan laporan.

1. Model pertama, model logika untuk menyeleksi barang mana yang harus dipesan kembali. Barang yang harus dipesan kembali adalah unit sisanya sudah lebih kecil atau sama dengan titik pemesanan kembali (record point). Model ini nantinya akan deprogramkan dan muncul di algoritma program mencetak laporan.
2. Model kedua, yang harus digunakan adalah model matematika untuk menghitung unit yang harus dipesan, misalnya adalah barang arloji atau baju dengan kode yang harus dipesan kembali sebanyak 7 unit.

Komponen Teknologi.

Teknologi merupakan komponen yang penting di sistem informasi. Tanpa adanya teknologi yang mendukung, maka sistem informasi tidak dapat menghasilkan informasi yang tepat. Komponen teknologi mempercepat sistem informasi dalam pengolahan datanya. Komponen teknologi dapat dikelompokkan ke dalam 2 macam kategori, yaitu teknologi sistem komputer (berupa perangkat keras dan perangkat lunak) dan teknologi sistem komunikasi.

Komponen Control.

Komponen control juga merupakan komponen yang penting dan harus ada di sistem informasi. Komponen control ini, digunakan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi, merupakan informasi yang akurat. sistem pengendalian atau control dalam sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai :

1. Sistem pengendalian secara umum.
2. Sistem pengendalian aplikasi.

Pengendalian secara umum dapat terdiri dari pengendalian – pengendalian sebagai berikut :

1. Pengendalian organisasi,
2. Pengendalian dokumentasi,
3. Pengendalian perangkat keras,
4. Pengendalian keamanan fisik,
5. Pengendalian keamanan data,
6. Pengendalian komunikasi.

Sedangkan pengendalian aplikasi dapat diklasifikasikan sebagai :

1. Pengendalian masukan (input control),
2. Pengendalian proses (processing control),
3. Pengendalian keluaran (output control).

Pengendalian aplikasi umumnya merupakan pengendalian yang sudah di programkan di perangkat lunaknya. Pengendalian aplikasi diantaranya adalah control digit check, reasonable check, matching chech, batch control check, dan lain – lain.

Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan sistem abstrak lawan sistem fisik, sistem alamiah lawan sistem buatan manusia, sistem pasti lawan sistem probabilistik, dan sistem tertutup lawan sistem terbuka. Sistem informasi, masuk di dalam klasifikasi sistem fisik, sistem buatan manusia, sistem pasti dan sistem terbuka. Sebagai sistem fisik, sistem informasi mempunyai komponen – komponen fisik. Sebagai sistem buatan manusia, karena dirancang dan dibuat oleh analisis atau pemakai sistem sebagai sistem pasti, maka hasil dari sistem ini berupa informasi yang merupakan hasil yang sudah dirancang dan sudah ditentukan sesuai dengan pemakainya. Sebagai sistem yang terbuka, sistem ini berhubungan dengan lingkungan luarnya. Lingkungan luar sistem informasi dapat berupa sesuatu di luar sistem informasi ini, tetapi masih dilingkungan perusahaannya atau sesuatu diluar lingkungan perusahaannya.
Karakteristik Sistem.
Suatu sistem mempunyai karakteristik. Karakteristik sistem tersebut adalah :

1. Suatu sistem mempunyai komponen – komponen sistem atau subsistem – sub sistem.
2. Suatu sistem mempunyai batas sistem,
3. Suatu sistem mempunyai penghubung/interpiece,
4. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar,
5. Suatu sistem mempunyai tujuan.

Sistem Sosio Teknologi.
Sistem informasi merupakan subsistem dari sistem organisasi sebagai suatu sistem, organisasi mempunyai beberapa komponen atau subsistem yaitu informasi, struktur organisasi, culture, tugas – tugas, dan manusia. Yang dapat digambarkan sebagai berikut.

Komponen – koomponen lainnya dari organisasi, selain komponen sistem informasi adalah komponen social dan komponen sistem informasi teknologi. Oleh karena itu, organisasi juga disebut sistem sosio teknologi. Salah satu komponen organisasi adalah manusia. Manusia adalah komponen dari organisasi, bukan komponen dari sistem informasi. Di dalam organisasi, manusia berinteraksi dengan sistem informasi yaitu manusia mengoperasikan sistem informasi dan menggunakan informasi yang dihasilkan. Dengan demikian manusia adalah subyek dan sistem informasi adalah obyek, yang digunakan oleh subyek. Dalam pengembangan sistem informasi, yang harus dikembangkan oleh komponen – komponen dari sistem informasinya. Setelah sistem informasi selesai dikembangkan, sistem informasi ini mulai diterapkan di organisasi menjadi komponen atau subsistem dari organisasi. Mulai saat itu, sistem informasi berinteraksi dengan manusia yang merupakan komponen lain di dalam organisasi. Manusia dilatih untuk mengoperasikan dan menggunakan sistem informasi ini.